加強管理和創(chuàng )新 開(kāi)創(chuàng )檔案工作新局面

加強管理和創(chuàng )新 開(kāi)創(chuàng )檔案工作新局面

　　福建保監局加強檔案管理和創(chuàng )新，推動(dòng)檔案工作更好地為保險監管服務(wù)。2006年獲得“省一級檔案室”的稱(chēng)號，福建省直單位檔案室定級評審組對保監局檔案管理工作和各門(mén)類(lèi)檔案的完整性、規范性、美觀(guān)性給予充分肯定和高度評價(jià)，并對照片檔案收集整理的創(chuàng )新表示贊賞，認為具有前瞻性和典型示范作用，走在了全省的前列?，F將福建保監局的做法和體會(huì )予以刊登，供參考。

　　一、主要做法

　?。ㄒ唬嫿n案管理的組織架構。保監局綜合檔案室成立于2004年初，歸口辦公室管理。成立之初，保監局即制定了檔案工作的三年規劃，確定了檔案工作年度目標和任務(wù)，并在辦公室設置了專(zhuān)、兼職檔案工作崗位，在各處室建立了檔案工作聯(lián)絡(luò )員制度，建立起分管局長(cháng)統一領(lǐng)導，辦公室集中管理，各處室參與管理的檔案工作網(wǎng)絡(luò )，健全了檔案管理機制。

　?。ǘ┙n案管理規章制度。保監局先后制定出臺了《檔案工作人員職責》、《檔案安全暫行規定》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案統計制度》、《庫房管理制度》與《檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度》等檔案管理規章制度，對文書(shū)檔案、檢查檔案、信訪(fǎng)檔案、音像檔案、照片檔案、會(huì )計檔案、基建檔案等各門(mén)類(lèi)檔案的制作、整理和歸檔進(jìn)行了完善和規范，使檔案工作有法可依、有章可循。

　?。ㄈ┘訌姍n案基礎設施建設。保監局設置了面積為110平方米的綜合檔案室專(zhuān)用場(chǎng)所，實(shí)行檔案庫房、檔案辦公室、閱檔室三分離。配置了電腦、打印機、掃描儀、電動(dòng)縫紉、裝訂機等專(zhuān)用設備；安裝了密集架、防盜門(mén)鎖、鐵門(mén)、鐵窗欄、遮光布等安全設施，并添置滅火器、除濕機、溫濕度計、吸塵器、防潮箱、防蟲(chóng)劑等配套設施，使檔案保管達到了防光、防潮、防塵、防盜、防高溫、防霉等“八防”要求。

　?。ㄋ模┲匾暀n案人員業(yè)務(wù)培訓。保監局積極派員參加國家檔案局及省檔案局舉辦的各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)培訓，提高檔案人員的職業(yè)素養，提高檔案管理水平。截至目前，已先后選送5位同志參加了6期54天的業(yè)務(wù)培訓，內容涉及檔案規范化管理、檔案登記規范要求、數字照片的收集與整理、電子文件歸檔管理以及檔案電子目錄數據網(wǎng)上報送等，有2位同志通過(guò)了檔案人員崗位資格考試，檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能得到了明顯提高。

　?。ㄎ澹┳⒅貦n案編研工作。為促進(jìn)檔案工作更好地為保險監管服務(wù)，保監局根據實(shí)際需要，編制了各類(lèi)檔案的檢索體系，如歸檔文件目錄、專(zhuān)題文件目錄、照片檔案目錄、音像檔案目錄、檢查檔案目錄、信訪(fǎng)檔案目錄、基建檔案目錄、會(huì )計檔案目錄和檔案存放指南等；編寫(xiě)了組織機構沿革、大事記、基礎數據匯編、監管制度匯編、內部規章制度匯編、重要計劃總結匯編等，大大提高了檔案利用的價(jià)值。

　　二、主要體會(huì )

　?。ㄒ唬n案工作應融入日常辦公管理。在保監局人手少、監管任務(wù)重的現狀下，要提高檔案管理效率，就必須突破年末或次年集中歸檔的傳統做法，主動(dòng)融入機關(guān)日常辦公管理，實(shí)現化整為零，實(shí)時(shí)歸檔。例如，引入公文、檔案一體化管理的思路，將文書(shū)檔案與收、發(fā)文的管理相結合，避免了檔案信息錄入的重復勞動(dòng)；采用紙質(zhì)公文與電子公文并行管理模式，減少了公文流轉與歸檔環(huán)節，大大提高了公文流轉、辦理和歸檔效率，其中來(lái)文辦理的時(shí)間縮短約60%。

　?。ǘn案工作應注重內外溝通協(xié)調。檔案工作專(zhuān)業(yè)性強，各門(mén)類(lèi)檔案的收集整理規范要求不同。因此，檔案工作部門(mén)與機關(guān)其他業(yè)務(wù)部門(mén)及檔案主管部門(mén)的關(guān)系都很密切。如何因地制宜、規范合理地做好檔案工作，將檔案主管部門(mén)的要求與機關(guān)的實(shí)際情況相結合，建立良好的溝通協(xié)調機制是關(guān)鍵。對內，一方面要主動(dòng)向有關(guān)領(lǐng)導匯報請示，爭取對檔案工作的支持，為檔案工作的開(kāi)展提供必要的人、財、物保障；另一方面，要加強與各業(yè)務(wù)部門(mén)的聯(lián)系，加強培訓工作，引導全體工作人員提高檔案意識，養成自覺(jué)遵守檔案法律法規的習慣，指導檔案聯(lián)絡(luò )員配合完成必要的輔助性管理工作。對外，一方面要加強與檔案主管部門(mén)的溝通匯報，主動(dòng)介紹行業(yè)發(fā)展情況、機關(guān)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理模式，爭取理解和支持；另一方面，要增強主動(dòng)接受執法監督的意識，請專(zhuān)家進(jìn)來(lái)指導、送人員出去培訓，采取各種方式方法提高檔案工作的規范化水平。實(shí)踐證明，協(xié)調好內外關(guān)系，檔案工作才能走上良性運行軌道。

　?。ㄈn案工作應注重結合實(shí)際創(chuàng )新。隨著(zhù)保險市場(chǎng)的發(fā)展，各門(mén)類(lèi)和載體的保險監管檔案大量增加，業(yè)務(wù)部門(mén)對檔案信息資源的需求也在急劇增長(cháng)。在現有條件下，要滿(mǎn)足業(yè)務(wù)發(fā)展對檔案工作日益增長(cháng)的需求只有靠不斷創(chuàng )新。要積極研究保險監管業(yè)務(wù)發(fā)展的新趨勢和檔案工作的新技術(shù)，以解決檔案工作出現的新情況、新問(wèn)題、新困難。例如，在室藏檔案與日俱增而尚不具備辦公自動(dòng)化的條件下，福建保監局通過(guò)局域網(wǎng)共享的方式，實(shí)現了計算機閱文和查檔，大大提高了調閱效率，減少了文檔人員的工作量。又如，在沒(méi)有現成的照片檔案管理軟件的條件下，保監局通過(guò)常用的Office工具，摸索出一套符合國家標準的照片檔案整理方法，克服了傳統整理方法中重復勞動(dòng)帶來(lái)費人、費時(shí)、費力且查詢(xún)利用不便的缺陷，使照片檔案管理從傳統手工型向人機管理型轉變，大大提高了管理效率和質(zhì)量。（福建保監局）